こんにちは〜〜甘味です＾＾
人気の職業の一つに事務職があります。
きつかったなぁと思ったことを紹介するよ！
事務職が人気の理由とは？
残業が少ない、座り仕事なので体への負担が少ない、土日休みなど...
楽そうという理由もあります。
まぁ、あながち間違ってはいません。
けど、他の人に「楽そう」と言われると「大変なこともあるんだから！」
と言いたくなります。
電話対応
私は本当に電話が苦手で、最初は電話が鳴っても
出るのが怖くて先輩や上司が取るのを待っていたくらいです。
①先方の会社名を覚え、誰に取り次げばいいのか
頻繁に電話が来る会社だとまだ覚えやすいです。
その会社名と、自分の会社の担当者が誰なのか、覚えておく必要があります。
初めて聞く会社名だと焦って聞き取れないこともしばしば。
時々、「さっき電話をもらったんだけど誰か分かりますか？」や、
「弊社はこんな会社なのですが誰かお話できる方いますか？」という
営業の電話を誰に取り次げばいいのかなど、
突発的な電話に苦戦しました。
②クレームの電話
納品の数が足りなかった、不良があったという電話の対応です。
担当者に取り次ぐ前に事務の人にクレームをつける方もいます。
正直な感想ですけどそう言うわけにもいかず。
- なんの製品に問題があったのか品番などを聞く
- どのくらいの数なのか
- 担当者に替わるかの確認
落ち着いてここまで聞けるようになったのも1、2年はかかりました。
慣れないうちは速攻「担当者に替わります」と逃げていました。笑
③担当者が不在の場合
担当者がいないのは分かっていても、それをどう言えばいいのか
分からなくて慣れるまで苦労しました。
- 〇〇は不在
- 折り返しの電話をすればいいのか確認
- 折り返しの場合の連絡先を聞く
- 先方の担当者を再度確認
電話が来てましたというだけではダメなので、
⏫このようなことを聞くように心がけました。
給料日によっては休日出勤
インターネットから給料の振り込みをする場合、
振り込み日の○営業日前までに手続きをしてくださいとなっているんです。
なのでそれまでに給料計算をしなくてはならないし、
間に合わない場合は休日出勤をしていました。
完全土日休みだと思っていたのに…とならないためには要確認ですね。
簿記の勉強
私は新卒で入社したので、簿記の知識は最低限という感じでした。
（簿記検定3級程度だった気がします。貸方、借方、資産と負債の仕訳ができるくらい）
検定の知識があっても実務とはまた違うし、
買ったものがどんな物なのかを見極めながら仕事をしていました。
貸借対照表がどんなことを表しているのか、損益計算書とは…？
など、覚えることがたくさんあったことに苦労しました。
年に1回の手続き
基本的には毎月同じスケジュールですが時期によって年に1回しかない手続きも出てきます。
毎月やっていることならだんだん覚えられますが
年に1回だと普通に忘れます。笑
と去年の資料を探しながらやっていました。
スケジュール管理も大切に
忘れないように1ヶ月の業務も、年間スケジュールも
全てExcelでまとめて管理。
そうすればいつまでに何をやるべきかがはっきりしてくるので
おすすめです◎
雑用を任せられる
「電気切れてるんだけど蛍光灯変えといて」
「トイレ掃除なんて事務の人に任せておけばいい」
「消耗品買ってきて」など、
自分でやって？と言いたくなるようなことを任せられます。
事務の人はなぜか下に見られることがあります。
業務は違えど、事務の人がいるからこそ会社が成り立っている
ということを分かってくれる人が増えるといいですね。
運動不足になりやすい
ずっと座りっぱなしでパソコンばかり見ていると
脚はむくむし肩こりはするし目は疲れるし1日の歩数が全然ありません。
休日に運動しようと思っていてもめんどくさい。
完全に運動不足です。
せめて1日のむくみは次の日に残さないように
マッサージなどをして少しでもむくみ対策はしていました。
寝ながら、テレビを見ながら、楽をしながらだと
毎日続けられます＾＾
むくみグッバイと思いながらコロコロしたり履いて寝たり。
特にフォームローラーは寝ながら背中をコロコロもできるので
使い道が脚だけじゃないのがまたいい♪
以下は参考までに↓
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最後に
いかがでしたか？
事務職は楽そうとだけ思っていると、思っていたのと違った
なんてことになり得るのでしっかりその会社ごとの雰囲気などを
調べることが大切です。
簿記の勉強もそうですが、実務をこなしてだんだん理解していくものなので
初っ端から、そこまで知識ないし…と諦めずにぜひ挑戦してみてください。
仕事が分かってきて一通りこなせるようになると楽しい仕事ですよ＾＾
